Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist die PMD Consulting GmbH, Mühlenberg 1, 32469 Petershagen, Deutschland, vertreten durch den Geschäftsführer Marc Blume.

Telefon: +49 5702 8515651
E-Mail: info[at]pmd-consulting.de

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen. Diese Hinweise gelten auch für die personenbezogenen Daten ihrer Beschäftigten und Ansprechpartner.

2. Bereitstellung der Website und Hosting

Unsere Website wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Mit STRATO besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten und Dateien, Statusmeldungen, übertragene Datenmengen sowie vom Browser übermittelte Angaben zu Browser, Betriebssystem und gegebenenfalls der zuvor besuchten Seite.

Dies dient der Auslieferung, dem sicheren Betrieb und der Fehlerbehebung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist eine sichere und funktionsfähige Website. STRATO gibt für die Speicherung von Besucher-IP-Adressen zur Angriffsabwehr eine Höchstdauer von sieben Tagen an. Davon zu unterscheiden sind die im Kundenbereich bereitgestellten anonymisierten Zugriffsstatistiken.

Weitere Informationen: STRATO: Auftragsverarbeitung und Website-Zugriffsdaten.

3. Kontakt per Formular, E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage, um Ihr Anliegen zu bearbeiten und Ihnen zu antworten. Im Kontaktformular sind Name, E-Mail-Adresse und Nachricht erforderlich. Bitte übermitteln Sie nur die für Ihr Anliegen benötigten Angaben.

Für die Kommunikation mit Ansprechpartnern eines Unternehmens und allgemeine Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO die Rechtsgrundlage. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Pflege von Geschäftsbeziehungen. Soweit Sie selbst Vertragspartner sind oder auf eigenen Wunsch einen Vertrag mit uns anbahnen, erfolgt die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO.

Unser Webserver übergibt Formularnachrichten über eine TLS-verschlüsselte Verbindung an den STRATO-Mailserver zur Zustellung an unser geschäftliches E-Mail-Postfach. Dies ist keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung der E-Mail. Zugang erhalten die für die Bearbeitung zuständigen Personen sowie die hierfür eingesetzten technischen Dienstleister. Eine Verwendung Ihrer Anfrage für einen Newsletter erfolgt nicht.

Für den Empfang, die Speicherung und die Bearbeitung geschäftlicher E-Mails nutzen wir Microsoft 365 Business Basic mit Exchange Online, direkt bezogen bei Microsoft. Dabei verarbeitet Microsoft insbesondere Absender- und Empfängerangaben, Nachrichteninhalte, Anhänge sowie technische Kommunikationsdaten. Die Zwecke und Rechtsgrundlagen entsprechen der oben beschriebenen Bearbeitung von Kontaktanfragen; für aufbewahrungspflichtige Korrespondenz gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO. Die Aufbewahrung richtet sich nach Abschnitt 4.

Die Datenschutzbedingungen für Microsoft 365 sind im Microsoft Products and Services Data Protection Addendum (DPA) beschrieben. Abhängig vom Dienst und den vereinbarten Bedingungen können Daten auch außerhalb der EU und des EWR verarbeitet werden. Die einschlägigen Transfergarantien, insbesondere Standardvertragsklauseln, sind in den Microsoft-Vertragsunterlagen erläutert. Eine ausschließlich deutsche Speicherung sämtlicher E-Mail-Daten wird hiermit nicht zugesichert.

Die Kontaktaufnahme und die Bereitstellung Ihrer Angaben sind freiwillig und nicht gesetzlich vorgeschrieben. Ohne die erforderlichen Kontaktdaten und Angaben können wir Ihre Anfrage unter Umständen nicht beantworten. Alternativ zum Formular können Sie uns direkt per E-Mail oder Telefon erreichen.

4. Aufbewahrung und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

Abgeschlossene Kontaktanfragen prüfen wir darauf, ob sie noch für die weitere Bearbeitung, eine Geschäftsbeziehung, gesetzliche Pflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden. Nur nicht mehr benötigte und nicht aufbewahrungspflichtige Nachrichten geben wir zur Löschung frei. Offene Vorgänge und weiterhin erforderliche Unterlagen werden gesondert aufbewahrt; ihre Erforderlichkeit überprüfen wir regelmäßig.

Für freigegebene Nachrichten nutzen wir einen gesonderten Ordner mit automatischer Löschung beim nächsten AutoArchivierungslauf, wenn das von Outlook ermittelte Nachrichtenalter drei Monate überschreitet. Dieses Alter richtet sich grundsätzlich nach dem Empfangs- oder letzten Änderungszeitpunkt, nicht nach dem Abschluss der Anfrage. Deshalb können bereits ältere Nachrichten kurz nach der Freigabe gelöscht werden. Eine Mindestaufbewahrung von drei Monaten nach Abschluss ist nicht vorgesehen. Technische Wiederherstellungsbereiche und gegebenenfalls bestehende Aufbewahrungsrichtlinien des E-Mail-Dienstes können die endgültige Entfernung verzögern.

Für aufbewahrungspflichtige Unterlagen gelten abhängig von ihrer Einordnung insbesondere folgende Fristen:

• Handels- und Geschäftsbriefe: regelmäßig sechs Jahre.
• Rechnungen und andere Buchungsbelege: regelmäßig acht Jahre.
• Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse: regelmäßig zehn Jahre.

Maßgeblich sind insbesondere § 257 HGB und § 147 AO. Die Fristen beginnen grundsätzlich mit Ablauf des betreffenden Kalenderjahres. Gesetzliche Verlängerungen und besondere Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Während einer ausschließlich gesetzlich erforderlichen Aufbewahrung wird die Verarbeitung auf diesen Zweck beschränkt. Nach Wegfall der Aufbewahrungsgründe werden die Daten gelöscht.

Es gilt keine pauschale zehnjährige Aufbewahrung aller Kontaktanfragen.

5. Sitzungscookie und Schutz vor missbräuchlichen Anfragen

Erst wenn Sie im Kontaktformular der Sicherheitsprüfung zustimmen, wird das Formular technisch vorbereitet und das Sitzungscookie pmd_contact gesetzt. Es ordnet dem Browser eine Sitzung zu und schützt die Übermittlung vor gefälschten Anfragen. Das Cookie ist als Sitzungscookie ohne feste dauerhafte Laufzeit eingerichtet. Je nach Browsereinstellungen kann eine Sitzung beim Wiederherstellen des Browsers fortgeführt werden.

Die Verarbeitung dient der Sicherheit des von Ihnen angeforderten Formulars und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Soweit das Cookie für die Bereitstellung dieser Funktion unbedingt erforderlich ist, erfolgt die Speicherung nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Zur Begrenzung zu häufiger Formularanfragen verarbeitet unser Server außerdem einen mit einem geheimen Schlüssel aus der IP-Adresse abgeleiteten Prüfwert und Zeitstempel. Im eigenen Sperrdatensatz werden keine Nachrichteninhalte gespeichert. Die Begrenzung berücksichtigt Anfragen innerhalb eines Zeitfensters von einer Stunde. Die getrennten Prüfdateien sind nach 24 Stunden seit dem letzten erfassten Versuch zur Löschung vorgesehen und werden beim nächsten regelmäßigen Löschlauf entfernt.

6. Cloudflare Turnstile

Erst nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung über „Zustimmen und Sicherheitsprüfung aktivieren“ im Kontaktformular laden wir Turnstile von Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA. Der Dienst unterscheidet menschliche Nutzung von automatisierten Anfragen. Dabei werden unter anderem IP-Adresse, Browser- und TLS-Merkmale sowie die aufgerufene Website verarbeitet. Die Nachricht selbst wird von unserer Anwendung nicht an die Turnstile-Prüfung übermittelt.

Unser Einsatz dient dem Schutz vor Spam und Missbrauch und erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO sowie, soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, § 25 Abs. 1 TDDDG. Cloudflare verarbeitet die technischen Signale sowohl im Auftrag zur Bereitstellung des Dienstes als auch eigenverantwortlich zur Verbesserung seiner Bot-Erkennung. Für diese eigene Verarbeitung nennt Cloudflare sein berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Bot-Erkennung als Rechtsgrundlage. Die Einzelheiten erläutert Cloudflare in den unten verlinkten Turnstile-Datenschutzhinweisen.

Soweit Cloudflare für uns als Auftragsverarbeiter tätig ist, gilt das in die Self-Service-Vertragsbedingungen einbezogene Cloudflare Data Processing Addendum (DPA).

Die Einwilligung ist freiwillig und wird nicht dauerhaft im Browser gespeichert. Bei erneutem Öffnen des Formulars fragen wir sie erneut ab. Über „Einwilligung widerrufen“ im geöffneten Formular können Sie die Prüfung beenden; das Schließen des Formulars beendet ebenfalls die Freigabe für diese Nutzung. Bereits erfolgte Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt. Um auch bereits geladenen Programmcode vollständig aus der geöffneten Seite zu entfernen, laden Sie die Seite anschließend neu. Alternativ können Sie uns jederzeit ohne Turnstile per E-Mail oder Telefon kontaktieren.

Zum Nachweis der Einwilligung speichern wir serverseitig eine zufällige Kennung, Zeitpunkt und vollständige Version des angezeigten Hinweises. Ein vom Formular übermittelter Widerruf beziehungsweise Abschluss wird dem Nachweis zugeordnet. Im gesonderten Nachweis speichern wir keine zusätzliche IP-Adresse, kein Browserprofil und keine Nachrichteninhalte. Rechtsgrundlage für diese Dokumentation ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO. Die gesonderten Nachweise sind nach 90 Tagen zur Löschung vorgesehen und werden beim nächsten regelmäßigen Löschlauf entfernt. Die Kontakt-E-Mail enthält zur Zuordnung zusätzlich Kennung, Hinweisversion und Zeitpunkt; für diese geschäftliche Korrespondenz gelten die in Abschnitt 4 beschriebenen Aufbewahrungsregeln.

Eine Verarbeitung in den USA ist möglich. Cloudflare beruft sich für entsprechende Übermittlungen auf seine Zertifizierung zum EU-US Data Privacy Framework und für weitere Übermittlungen gegebenenfalls auf Standardvertragsklauseln. Einzelheiten zur Verarbeitung und zu den Speicherkriterien bei Cloudflare enthält dessen Datenschutzerklärung.

Cloudflare: Turnstile-Datenschutzhinweise
Cloudflare: allgemeine Datenschutzerklärung

Wenn Sie Turnstile nicht nutzen möchten, können Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren.

7. Schriftarten, Analyse und Sicherheit der Übertragung

Die Website verwendet lokal verfügbare Systemschriftarten. Es werden keine Schriftarten von externen Schriftservern geladen. Wir binden auf dieser Website keine zusätzlichen Analyse- oder Marketing-Trackingdienste und keine externen Video- oder Karteneinbettungen ein. Die oben beschriebene Sicherheitsprüfung und die technischen Zugriffsprotokolle bleiben hiervon unberührt.

Die Website und das Kontaktformular werden auf dem Webserver über HTTPS bereitgestellt. Die Verschlüsselung der Übertragungswege ersetzt keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von E-Mails.

Informationen zu den Garantien für Übermittlungen außerhalb der EU und des EWR finden Sie im oben verlinkten Microsoft-DPA und Cloudflare-DPA. Eine Kopie beziehungsweise weitere Angaben zu den einschlägigen Garantien können Sie auch über die in Abschnitt 1 genannten Kontaktdaten bei uns anfordern.

Es findet durch uns keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

8. Ihre Datenschutzrechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht: Wenn wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation nach Art. 21 DSGVO widersprechen. Wir verarbeiten diese Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die oben genannten Kontaktdaten. Daneben können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort des vermuteten Verstoßes (Art. 77 DSGVO). Für unseren Unternehmenssitz ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig.